物品、设备一次性合同采购程序

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流程文件 XXXX 有限公司物品、设备一次

性合同采购程序

文件号 HK-P-004

版次 1

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1目的、范围及适用

1.1 为了规范 XXXX 有限公司物品、设备一次性合同采购流程，确保采购计划的顺利完成，

降低采购成本与风险，特制定本程序；

1.2 本程序的适用范围为 XXXX 有限公司各部门所需办公物品和设备、车辆、促销品等物

品的一次性合同采购工作；

1.3 本程序由 XXXX 有限公司采购部拟定，其解释权及修改权归 XXXX 有限公司采购部。

1.4 本程序自 2001 年月日起执行。

2职责

2.1 物品、设备一次性合同采购流程的总责任人是采购部经理。

2.2 财务部经理负责审核各物品、设备需求部门提交的经上级经理批准的《采购申请表》，

根据本期预算审核《采购申请表》。采购部制订采购合同后，财务部负责审核、支付

货款，并将成本记入需求部门相关科目。

2.3 采购部收到采购需求部门交来经过审核的《采购申请表》后，负责执行采购，选择合

适的供应商，编写采购订单或合同，并组织设备到位。

3流程概要

3.1 物品需求部门填写《采购申请表》，详细注明需求设备或物品的品名、型号、技术

标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等。

3.2 设备需求部门经理将申请提交给上级经理，上级经理根据采购审批权限（参见《经

费审批权限表》“合同采购”栏）审批采购申请。如果采购金额超出上级经理审批

权限，则设备需求部门经理必须向再上一级经理申请。

3.3 上级经理批准后，设备需求部门经理将《采购申请表》交给财务部，财务部根据本

期预算及上级经理意见审核批准并盖章。

3.4 设备需求部门将财务部批准盖章的《采购申请表》交给采购部。

3.5 采购部经理指导职员根据《采购申请表》内容选择合适的供应商。与供应商达成购

买意向后，采购部职员编写采购合同。

3.6 采购部职员将采购合同交给设备需求部门，设备需求部门检验所购设备是否是所需

设备，并报上级经理批准。

3.7 上级经理根据采购审批权限（参见《经费审批权限表》“合同采购”栏），审批执

行采购合同。

3.8 采购部经理签署采购合同。采购部职员将《采购申请表》和采购合同交给财务部，

财务部经理审核批准。财务部出纳支付货款，财务部会计将成本记入需求部门相关

科目。

3.9 采购部按照合同执行，供应商发出设备或派人安装调试，物品或设备需求部门检验

无误后签字验收。

3.10 采购部内勤填写《采购工作日报》，并上报相关部门。

3.11 行政部门和财务部进行固定资产登记手续。

4相关程序文件

5附录

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