供应商档案的管理

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供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、存档。建立完善

的供应商档案管理系统和供应商管理制度，有利于更好的了解供应商之制程能力、品管功能，更清楚地确认其是

否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力，是建立长期供需合作关系决策的重要依据。

第一条

供应商档案管理对象：

1、从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。

2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于

第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管

理内容；对于第三类供应商，档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。

3. 从供应商性质来划分：特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供

应方式、供应量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

4. 从供应数量和市场地位来划分：包括主力供应商（供货时间长、供应量大等），一般供应商。不言而喻，供应

商档案管理的重点应放在主力供应商上。

第二条¡¡供应商管理内容

1. 供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，

是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联

系人；公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。

2. 供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。

3. 业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司

的业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状

况、财务状况等。

第三条供应商档案管理方法

1、建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作，是建立供应商档案卡（又称供应商管理卡、供应商资料

卡等）。采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：

① 提供供应商资料卡，由供应商填写。

② 由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。

③ 通过本公司和供应商已发生的采购情况（包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况）。

然后根据这三种渠道反馈的信息，对供应商的相关资料进行整理、核实汇总，填入供应商档案卡。

2、通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是：编制供应商信息周报，由

汇总整理，周会时上报总经理，据此建立综合的供应商档案。

第四条

供应商档案管理应注意问题

1. 供应商档案管理应保持动态性。供应商档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去

了其意义。需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；及时补充新资料，不断地供应商的变

化，进行跟踪记录。

2. 供应商档案管理的重点不仅应放在现有供应商上，而且还应更多地关注意向供应商，为公司选择新

应商，开拓新市场提供资料。

3. 供应商档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的方式及

时全面地提供给业务人员和有关人员。同时，应利用供应商档案，作更多的分析，使死档案变成活资料。

4、借阅供应商档案时，必须办理借阅手续。请借阅人员注明借阅期限。

如何选择办公用品的供应商

最佳答案

办公用品/打印耗材/办公文具的使用是每个企业事业单位都必不可少的，如何选择合适的办公用品

供应商就成为各企业事业单位行政部及采购部的一件头等大事。在这里玛丽办公用品网来告诉您如

何科学的选择办公用品供应商。

一、首先正规的办公用品公司是前提

正规公司的进货渠道一般都比较好，因为有销量和代理的权限较高更容易得到厂家的支持，属于

销售链的上层，所以他们比办公用品店拿到的价格更低，质量也能得到保证；另外正规公司能提

供正规发票，也许有许多小办公用品店也能提供发票，但很多小店为了省税，往往大头小尾，开

阴阳票，有可能会引起税务部门对企业的不必要的麻烦。

二、量身定做，寻找适合自己供应商

大公司尽量使用竞标的形式来选择供应商，在选择好办公用品供应商之后一定要签署完善的合同，

用合同来约束供应商，常用的物品尽量写明供货的价格，以防有不守规矩的供货商在合作中间以

次充好，蒙混过关。这里有一个小决窍，大公司不要上来漏底，可以是以小公司的名义去跟对方商

谈，看清楚对方是否是一个守信重承诺的办公用品公司，尝试性的合作，如果他们能把一个小公

司也服务的相当周到，那你就不用担心他们的服务质量了。

小公司尽量选用口碑好，服务好的办公用品公司来进行合作，服务体现在各个方面，售前售中和

售后，最终选择合适的供货商，并签订供货合同，最好约定为月结，这样对企业更加有利。

三、同样是办公用品配送公司选软硬件过关的公司

现在注册公司非常方便，所以很多个人都会花上几千元注册一个有限公司，很难分辩，在此有一

个方便的方法，要求注册资金50 万或 100 万以上，有自己的配送车辆。有公司独立的商品发布平

台，有相对完整和稳定的价目表，等等。具备这些硬性条件的公司应该可以放心尝试与其合作。

许多办公用品配送公司已经开始注意自己的软实力，网上订货，线下服务，逐渐成为潮流。公司安

装了400 或800 免费电话，提升了服务品质，服务至上的理念成为这一小部分走在前面的配送企

业中的制胜法宝。

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摘要：

供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、存档。建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度，有利于更好的了解供应商之制程能力、品管功能，更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力，是建立长期供需合作关系决策的重要依据。第一条供应商档案管理对象：1、从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容；对...

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