采购结算管理精华版

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采购结算管理

编号: 版号：A 修改状态：1

编制审核批准生效日期：

日期：日期：日期：共 9 页

一、目的

为了加强采购订购、付款管理，做好采购结算工作，确保按照合同付款，维护公司利益。为了加强采

购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，结

合采购的实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司采购项目的货款结算工作。

三、职责

1. 采购部负责采购订购、确定付款方式及采购结算等相关工作。

2. 财务部负责按照合同付款。

3. 采购付款工作需严格遵循公司付款申请审批程序。

1、采购结算管理工作目标

采购结算，主要是通过对采购预算、合同、相关采购单据凭证、审批程序等的审核，确认无误后，按照采购

合同规定及时向供应商办理款项支付、清算的过程。

工作目标：严格审核，规范结款程序，确保采购物料账款准确、及时支付，合理利用企业资金。

1.1 明确采购付款申请与审批程序，确保采购物资账款准确支付，避免多付或漏付、支付不及时等引起不必

要的纠纷

1.2. 通过对付款方式、付款期限等的规划，有效控制采购付款工作，合理利用企业资金，提高资金周转率、

利用率

1.3. 规范预付款采购管理工作，明确预付货款方式，清晰支付预付货款及余款的比例，确保预付款采购工作

的顺利进行

2、采购结算管理工作要点

采购结算管理的工作内容主要包括采购付款结算、预付货款管理。采购人员在实际的工作中要注意以下工作

要点：

2.1. 明确规定采购货款的结算程序，从申请到审批到最终结算都应有规范的操作标准和依据，经办人员必须

严格遵守

2.2. 掌握采购结算的各种方式及其特点，根据采购特点、企业资金状况等选择适当的结算方式，降低付款结

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算风险及财务运营成本

2.3. 加强付款审核工作，确保付款凭证准确真实、供应商发票无误、各个数据与实际发生相符，避免企业资

金受损、信用受损的情况发生

2.4. 加强对采购付款结算之后各事项的跟踪追查，如货款是否按时到供应商账户、预付款及定金的跟踪管理、

保留一定尾款以规避采购质量风险等

2.5. 规范预付货款管理，慎重选择预付货款方式，严格预付货款申请、审批程序及预付款支付、余款支付额

度的管理，出现问题及时处理避免企业受损

3、采购结算管理事项实操

3.1 采购付款结算类型

根据支付方式不同，采购付款结算可分为电汇结算、电票结算二种。

3.1.1 电汇是指公司存款的转移代替现金的流通，通过银行或者金融机构划拨转账将款项从付款人账户划转到

收款人账户的货币收付结算。

3.1.2 电票是指出票人依托电子汇票系统，以数据电文形式制作的，付款人在指定日期无条件支付确定金额给

收款人至收款单位签收结算。

3.2.采购付款结算过程管理

为减少结算失误给企业带来损失，提高企业整体资金的使用效果，企业应加强采购结算的过程管理，规范结

算操作步骤，做好采购结算的内部控制。

3.2.1. 订单核对：采购物料验收入库后，采购统计根据仓库入库数据与采购订单金额进行核对，若二者相符

则通知对方开票，若存在入库数据不齐全或与采购订单不符的情况，采购统计应及时反馈采购人员，由采购

人员沟通、协调，然后采购统计根据供应商提供《物料对账明细表》确认数量和金额无误后方可发供应商开

票（供应商每月对账时间截止 24 号之前，推后对账的货款就往后延期一个月付款，鉴于个别供应商一直不

对账，不给于安排剩余货款。）

3.2.2. 发票核对：收到供应商开出的发票，先跟之前供应商《物料对账明细表》核对数量和金额，确认无误，

方可录入采购系统。勾稽对应发票入库单明细，保存。

a. 我公司物料采购发票必须取得税率为 13%的增值税专用发票；

b. 公司授权批准少量辅助原材料，运费等无法取得税率为 13%的增值税专用发票的，经财务部批

准后可取得其他税率的增值税专用发票、增值税普通发票、一般工商业发票等税务机关监制的正规

发票。

3.2.3. 填写付款申请：采购统计根据每月采购系统自动生成需要支付到期的供应商货款，并进行初审，保证

数字准确无误，才可打印《付款申请单》签字。（预付款需要做虚拟发票到采购系统）

3.2.4. 申请付款：由采购部统计先核对《付款申请单》信息和金额无误后签字，采购经办人初审、采购经理

审核、财务核准、总经理审批。

① 应付款：按照采购合同签订的账期进行付款。采购系统月结需要提前付款需采购经理审批后方可付款。

② 预付款：采购合同和价格比价表需要采购经理审批后，发邮件总经理再次批准。采购统计以总经理回复邮

件截图、以及比价表打印出来作为付款审批依据。（预付款发票最迟 3个月需开出）

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